Secretarial Vista

Ciri-Ciri Sikap Sekretaris Ideal

1. Sabar, disiplin, tekun, tidak mudah menyerah, berpenampilan baik, jujur, royal, pandai bicara, sopan, dan bisa menjaga perusahaannya.
2. Memiliki kemampuan yang memadai dan peka terhadap sesuatu.
   Meliputi kemapuan mengetik, korespondensi, dan kearsipan.
3. Memiliki kemampuan melaksanakan tugas seperti mengangkat telepon, surat menyurat, dan kegiatan pemimpin.
4. Tidak bersifat egois (egoistis), sehingga dapat menyelami perasaan orang lain.
5. Berintrospeksi diri jika terdapat kritik dan penilaian dari orang lain.
6. Menerima penilaian orang lain dan mengambil sisi positifnya.
7. Mengakui kesalahan sendiri dan memaafkan kesalahan orang lain.
8. Menghindari dari perbuatan yang kurang terpuji seperti hoby menggosip, mencaci, mengeluh, senang ngobrol dan perbuatan tercela lainnya.
9. Sanggup menahan diri jika di hadapkan pada hal-hal yang menyebabkan emosi (marah).
10. Selalu dapat menyesuaikan diri kepada seluruh situasi sehingga orang lain menaruh hormat.
11. Selalu dapat memeperhatikan kepentingan orang lain dan memberikan saran yang positif.
12. Selalu menghormati pendapat kepentingan orang lain serta mengetahui aturan sopan santun.
13. Selalu menunjukkan kesungguhan dan berpikir sehat.
14. Memiliki kesabaran dan keuletan dalam bekerja
15. Disiplin dan cekataan dalam bekerja
16. Berpenampilan baik dan menarik

Fungsi Sekretaris dalam Perusahaan

Fungsi Sekretaris sebagai Pejabat Eksekutif:

 Sekretaris harus bertindak sebagai Pejabat Eksekutif. Dia harus menjalankan fungsi resmi. Dia bertanggung jawab atas uang tunai, rekening, catatan, saham, urusan publisitas. Sekretaris harus mengawasi, mengkoordinasikan dan mengelola kegiatan kantor.

Fungsi Sekretaris sebagai Petugas Penghubung:

Sekretaris harus bertindak sebagai petugas penghubung. Dia adalah penghubung antara manajemen puncak dan staf dan, melalui dia keputusan manajemen disampaikan kepada staf. Saran dan keluhan karyawan disampaikan oleh sekretaris kepada manajemen.

Sekretaris juga bertindak sebagai humas organisasi kepada pemerintah dan masyarakat umum. Dalam kasus perusahaan sekretaris harus menjaga hubungan yang erat antara direksi dan kepala departemen dan juga antara direksi dan staf.

Fungsi Sekretaris sebagai Penasehat Manajemen :

Sekretaris adalah Penasehat Manajemen. Dalam kebanyakan kasus, otoritas sangat bergantung pada nasihat sekretaris. Pendapatnya sangat berharga bagi manajemen. Sifat yang tepat dan tingkat saran yang diberikan oleh sekretaris akan bervariasi sesuai dengan sifat dan ukuran organisasi.

Sekretaris memberikan nasihatnya dengan bijaksana di bawah penutup saran, sebaliknya akan melukai ego majikan jika dia merasa sedang dinasihati oleh bawahannya.

Tugas– Tugas Sekretaris

Adapun tugas-tugas pokok sekretaris pada umumnya antara lain yaitu:

1. Tugas-tugas Rutin yaitu tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. misalnya membuka surat, menerima telephone menyusun dan membuat jadwal pimpinan, menerima tamu, mengarsip dll.
2. Tugas-tugas Khusus yaitu tugas-tugas yang diperintahkan pimpinan dengan penyeleseian secara khusus dengan di mintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamanya. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan. misalnya mengkonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia, mengurus perjalanan bisnis/dinas pimpinan dll.
3. Tugas-tugas Istimewa tugas yang mencakup antara laiin:mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan, menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan, bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya dan masih banyak lagi
4. Tugas-tugas Resepsionis yaitu tugas sebagai penerima tamu misalnya menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon dll.
5. Tugas Keuangan itu seperti membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan
6. Tugas Sosial atau tugas amal dan kemasyarakatan seperti mengatur rumah tangga kantor pimpinan.
7. Tugas Insidental yaitu tugas yang dilaksananakan pada waktu dan keadaan tertentu, seperti mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
8. Tugas Sekretaris dalam Businees Meeting yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka harus mempunyai pedoman seperti .waktu dan tempat harus di perhatikan, makan dan minum disediakan, sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis, waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain, jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenagkan dll.

Tanggung Jawab Sekretaris

• Bertanggung jawab melakukan, membuat, memastikan dan mengatur janji maupun pertemuan secara efektif & terorganisir.
• Bertanggung jawab catatan administrasi yang efektif.
• Bertanggung jawab menegakkan persyaratan hukum yang mengatur dokumen, charity law, company law dll (jika relevan).
• Bertanggung jawab dalam komunikasi dan korespondensi

Sekian dari blog ini kurang lebihnya saya mohon maaf, terima kasih.

---

REFERENSI :

https://pakdosen.co.id/sekretaris-adalah/: Praktek Kesekretarisan https://www.kitapunya.net/cara-menjadi-sekretaris-yang-baik/: Praktek Kesekretarisan http://eprints.unpam.ac.id/8586/1/SKR0012_PENGETAHUAN%20KESEKRETARISAN.pdf: Praktek Kesekretarisan https://www.merdeka.com/sumut/fungsi-sekretaris-pengertian-beserta-tugas-tugasnya-dalam-organisasi-kln.html: Praktek Kesekretarisan

---

 https://feb.teknokrat.ac.id: Praktek Kesekretarisan https://teknokrat.ac.id: Praktek Kesekretarisan